A nehézség éppen az önszerveződő jellegből adódik, hiszen a csapat könnyen érezheti úgy: “Mi tudjuk, mit akarunk, mire van ehhez szükségünk, a saját életünket mi alakítjuk.” Nincs tehát miről gondolkodni, mert a team majd eldönti, hogyan akar fejlődni, és ehhez majd megkeresi a szükséges erőforrásokat.
Ahhoz, hogy ez működjön, arra van szükség, hogy a team pontosan lássa, milyen tudással rendelkezik, és mire van szüksége. (Ez valójában igen ritkán teljesül.) Feltehetően a saját szakterületükre vonatkozóan ezt meg tudják tenni. Ám ha a szakterületük pl. az informatika, és nem a pszichológia, szervezeti tanácsadás vagy a vezetés-szervezés, vagy a coaching, akkor épp a saját működésmódjuk fejlesztése szempontjából vannak információs hátrányban. Lehetnek remek ötleteik arra vonatkozóan, hogy mit kéne megváltoztatni a működésükben, annak hatékonyságának növelése érdekében, ám ez az esetek többségében nem jól informált, átgondolt, szakértői döntés. Saját csoportdinamikájukra sem feltétlenül látnak rá úgy, mint egy ezzel foglalkozó szakember.
Az agilis módszertanok közül a scrum például a ScrumMasterek és AgileCoachok feladatkörébe utalja a csapat fejlesztésének támogatását. Ők speciális kompetenciakészlettel rendelkeznek, amelyek lehetővé teszi számukra, hogy az agilis alapelvek és praktikák alkalmazása mellett betölthessék adott esetben egy tanár, mentor, coach, facilitátor feladatkörét. Mindezekkel együtt még itt is szükség lehet külsős trénerekre, coachokra.
A nem agilis környezetben lévő önszerveződő csapatoknál is szükség van arra, hogy valaki ezeket a funkciókat betöltse. Kereshetnek maguk mellé állandó fejlesztőt, aki a csapat tagjaként vesz részt a folyamatokban, vagy külső szakember segítségét vehetik igénybe.
Az önszerveződő csapatok számára a fejlődés – és önmaguk fejlesztése élethosszig tartó folyamat. Nem egy-egy rövid folyamatra szól a fejlesztő szakember szerződése. Épp ellenkezőleg: sokkal inkább úgy lehet elképzelni, mint aki egy hosszú fejlődési folyamat egy-egy szakaszára lép be a csapat mellé. Lehet, hogy rövidebb, lehet azonban, hogy hosszabb időre. Hogy megértsük az ilyen fejlesztő szakember komplex szerepét, gondoljunk egy edzőre, aki a sportolót felkészíti a különböző versenyekre. Őt sem cserélik le félévente. és egyértelmű, hogy fontos szerepe van a felkészülésben.
Mit érdemes tudni az önszerveződő csapatnak?
Definiálni saját magát
Egyes esetekben ezeket a csapatokat egy működő szervezet keretein belül, többé-kevésbé jól körülhatárolt és világos elvárásokkal hozzák létre. Máskor szervezeti kereteken kívül, egy ötlet megvalósítására szerveződnek ilyen csapatok. Bárhogy is történik a megalakulás, akkor is, ha a célokat kívülről határozták meg, a csapat felelőssége, hogy meghatározza a saját határait, ami nemcsak a tagokat jelenti, hanem a számára fontos értékeket, missziót, az ő saját “miértjüket”.
Megszervezni önmagát – ezt is tanulni kell!
Amennyiben egy nagyobb szervezet részeként alakul meg, világos keretekre van szüksége: tudnia kell, miben rendelkezik autonómiával, és melyek azok a tényezők, amiket a szervezet sajátosságai határoznak meg. Egyszerre kell kreatívnak lennie a saját körén belül, és képesnek lennie elfogadni a szervezetre jellemző, olykor sokkal merevebb kereteket. Kezelnie kell tudni az ilyenkor jellemző kettős értékrendet, eltérő viselkedésbeli elvárásokat.
Amennyiben nem egy nagyobb szervezet része, akkor ezeket a kereteket meg kell tudnia határozni a maga számára.
Elfogadni és kiaknázni a sokféleségben, az eltérő kompetenciákban rejlő lehetőségeket
A csapatnak általában nem kevés időre van szüksége ahhoz, hogy a tagok felmérjék, megismerjék egymást, rájöjjenek arra, hogy ki, mit, tud. Az sem triviális, hogy ezeket a tudásokat a csapat milyen módon tudja mozgósítani, a cél elérésének a szolgálatába állítani. Ahogy változik a környezet, változnak az abból érkező kihívások, feladatok, fejlődik a csapat tagjainak tudása, ismerete, tapasztalata. Kérdés, hogyan veszik észre a másik fejlődését? Hogyan tudják az újonnan elsajátított kompetenciákat a közös célok szolgálatába állítani? Ennek megválaszolására fontos időt szánni, hiszen befolyásolhatják a hatékony működést, célok megvalósulását, valamint csapatonként akár eltérülő is lehet a fejlődésben rejlő erők kihasználása.
Úgy beszélgetni, hogy a csapatban mindenki hangja hallható legyen
Az önszerveződő csapatoknak gyakran komoly kihívásokkal kell szembenézniük, megterhelő nyomás alatt kell teljesíteniük. Ilyenkor különösen nagy odafigyelésre és tudatosságra van ahhoz szükség, hogy valamennyi csapattag – még a leginkább visszahúzódóak is – elmondják, mit gondolnak egy-egy kérdésben, mit tennének az adott helyzetben. Az elkötelezettségnek (amelyről az előzőekben részletesen szóltunk) az az egyik alapja, hogy mindenki véleménye fontos, ezért mindenkit meghallgatunk. A csapat többi tagja kíváncsi rá, fontos a számukra, mi több elfogadják és tiszteletben tartják akkor is, ha nem értenek vele egyet.
Tudatosítani a felelősségét saját működésével kapcsolatban
A csapattagoknak meg kell tanulniuk felelősséget vállalni mindazért, amit mondanak és tesznek.
Az olyan működéssel ellentétben, ahol többnyire pontosan körülhatárolt keretek között, jól definiált szabályok és egyértelmű hierarchia mentén lehetett működni, ami a felelősségi határokat is elég pontosan definiálta, az önszerveződő csapatok tagjai a működési kereteiket, a szabályaikat, vagy csak az együttműködés mintáit részben vagy egészben – attól függően, hogy egy szervezeten belül tevékenykednek vagy sem – maguk alakítják ki. Ilyenkor gyakori, hogy a tagok között nincs alá-fölé rendeltség.
A saját működésével kapcsolatos felelősségének tudatosítása a csapat érettségét, Felnőtt én-állapotát növeli. Az itt-és-most-ban lét, az érzések, gondolatok megfogalmazása, a viselkedés tudatos megválasztása segíti a csapatot abban, hogy az energiái ne a csoportdinamika negatív jelenségeivel (bűnbakképződés, ellenállás, stb.) szembeni védekezésre fordítódjanak, hanem egy nyer-nyer helyzetet felkínáló közös tér jöjjön létre. Ebben helyet kap az egyéni autonómia és a csapat, mint egység autonómiája, önirányítási képessége.
Megtalálni a közös döntéshozatal számukra működő formáit
Az önszerveződő csapatok a döntéseiket is közösen hozzák, definíció szerint nincs olyan vezető, aki mindent eldönt. A döntések előkészítése (az együttgondolkodás, a kockázatok és a döntés következményeinek a mérlegelése, az összes stakeholder igényének a figyelembe vétele) minden csapattag feladata és felelőssége. Ennek megtanulása és jól működtetése az egyének, és a csapat szintjén is kihívást jelent, hiszen korábbi mintákat és megszokásokat kell átírni, újakat kialakítani.
Visszatérő alapvető kérdéseket megválaszolni
A csapatnak időről időre meg kell tudnia válaszolni a „Kik vagyunk? Mit akarunk együtt csinálni, miért és hogyan?” kérdéseket. Előfordul, hogy a régi válaszok már nem elég jók az új helyzetekben.
Ahogy a külső környezet és ezzel együtt a csapattal szemben támasztott elvárások (szervezeti / vevői / megrendelői / piaci igények) változnak, úgy van szükség e kérdéseket időről időre újra megválaszolni, vagy validálni a korábban adott válaszokat.
Megtalálni a számukra működő módo(ka)t a rendszeres „hogyan működünk?” megbeszélésekre
A csapat tagjai különböző vezetési és munkaszervezési mintákat hoznak (ismernek, szeretnek). Hogyan lehet ezek alapján elkezdeni a közös munkát? Hogyan lehet ezeket a mintákat koherensebbé tenni, átformálni, fejleszteni? A működést, a struktúrát a csapatnak kell szabályok és/vagy minták alapján kialakítania és megtalálnia az ezeknek adekvát szerepeket.
Ahogy a csapat tanulja önmagát, ahogy folyamatosan érik a csapaton kívüli világ különböző impulzusai, és ahogy a csapattagok fejlődnek, egyfajta állandó mozgásban, változásban vannak, úgy kell időt és energiát szánni arra, hogy ezekre a csapat tudatosan és proaktívan képes legyen reagálni. Felismerni, mikor és ilyen irányba szükséges változni – változtatni és képesnek lenni ezt megtenni: megváltoztatni a saját működési mintáin, szabályain, folyamatain. Ha kell, szerepeket megszüntetni és újakat létrehozni.
Ennek a munkának a célja: megtartani a csapatnak azt a képességét, hogy időről időre kívülről lássa saját működését és fejlődését. Az agilis környezetben működő csapatokban ezek adottak: retrospektívek, ScrumMaster, AgileCoach. A nem agilis környezetben, nem agilis keretek között működő csapatoknak éppúgy szükségük lehet coaching – mentoring jellegű támogatásra , valamint rendszeres (akár heti) “Hogyan működjünk együtt?” megbeszélésekre, mint az agilis környezetben működő csapatoknak.
Csoportdinamikai folyamatokat kezelni
A csapat tagjai eltérő vezetés-szervezési tudással, elkötelezettséggel, társas kompetenciákkal, csoportdinamikában való jártassággal, szerep- és működési mintákkal (pl. vállalkozó, vagy munkavállalói kultúrával) érkeznek a csoportba. Nagyon más élethelyzetben és tapasztalati szinten vannak a csapattagok, sőt ami ennél is fontosabb, mások az elakadásaik. Amíg ezt egy hagyományos vezetővel működő csapatnál a vezető, és a kialakított vezetési struktúra ki tudja egyenlíteni, addig egy önszerveződő csapatban ennek kiegyenlítése a csapattagok figyelmére, empátiájára és beavatkozási ismereteire van bízva. Ez rendkívül nehéz feladat, és könnyen, gyorsan vezet tagok lemorzsolódásához. Ezen kívül konfliktusok forrása is, amelyek sokszor egészen más szinten, másfajta problémák formájában (a gyökér okot elfedve) jelennek meg. Fontos, hogy ezeket a csapat felismerje, a saját csoportdinamikai folyamatait átlássa, tudatosan dolgozzon rajtuk.
A szokásosnál magasabb szintű érzelmi intelligenciát igényel az ilyen nyitott együttműködési forma. Konfliktus, problémák esetén nem lehet a szabályok mögé bújni, hiszen a csapat maga alkotta a szabályokat, és szükség esetén meg is változtathatja azokat. Mindennek a nyitott, együttműködő kommunikáció az alapja.
Tudatosan csapat szinten is fejleszteni magukat – nemcsak szakmai téren
Az önszerveződő csapat fejlesztése során – az önszerveződésben lévő tudatosság miatt – nem elsősorban konkrét kompetenciafejlesztést érdemes célozni, hanem inkább képessé kell tenni a csapatot arra, hogy önmaga fejlődését tudatosan tervezze és szervezze. Ugyanakkor nem tekinthetünk el annak lehetőségétől, hogy – a csapat fejlettsége, érettsége és igénye függvényében – szükség lehet a hagyományos fejlesztési eszközök, módszerek használatára is.
A megfelelő eszköz, módszer kiválasztásánál fontos figyelembe venni, hogy magában az önszerveződésben a Felnőtt tudatossága, autonómiája, önmaga irányítási képessége áll, így az őket fejlesztő szakembernek is ehhez kell igazodnia. Hisszük, hogy a legfontosabb kihívás képessé tenni a csapatot a belülről vezérelt önfejlesztésre és a folyamatos megújulásra.
Ennek egyik megnyilvánulása, ha a csapat képes felgyorsítani tagjai egyéni fejlődését is.
A csapattal partneri együttműködésben fejleszteni
Ebben a munkában – a csapat támogatójaként – nem a csapatot vagy a csapattagokat fejlesztjük, hanem velük fejlesztünk csapatot. Annak működését, a tagok egymáshoz való kapcsolódásait, együtt gondolkodását, kommunikációját és tanulását támogatjuk, az egyes csapatfejlődési szakaszok eltérő igényeihez alkalmazkodó eszközökkel, rugalmasan, agilisan és lehetőségként tekintve a megajánlott irányokra.
